Algemene verkoop- en gebruiksvoorwaarden — Sonnette

Door een professional te controleren vóór publicatie of ondertekening:

Het aansprakelijkheidsplafond (12 maanden abonnement) en de uitsluitingen: een advocaat moet bevestigen dat deze stand houden tegenover een oneerlijk beding of een tekortkoming in een essentiële verplichting, met name voor klanten buiten Frankrijk.
Het beschreven btw-regime (Frankrijk / verlegging binnen de EU / buiten het toepassingsgebied buiten de EU) moet worden gevalideerd door de accountant op het moment dat de eerste betaalde abonnementen worden gefactureerd.
Het beding inzake bevoegde rechtbank (handelsrechtbank van Mulhouse) en de keuze voor Frans recht voor een klant buiten Frankrijk: te bevestigen dat deze afdwingbaar zijn (Verordening Brussel I bis, eventueel dwingend lokaal recht).
De vermelding “vennootschap in oprichting” en de overname van de rechtshandelingen door de vennootschap zodra deze is ingeschreven: te laten valideren door de notaris/accountant die de oprichting van de SASU begeleidt, voor de exacte formulering en de bijlage met overgenomen rechtshandelingen.
De termijnen en voorwaarden voor het wissen van gegevens na beëindiging (90 dagen, behoudens wettelijke verplichtingen): af te stemmen met het werkelijke bewaarbeleid van het product vóór publicatie.
De toezeggingen inzake beschikbaarheid (99,5%) en aankondigingstermijn voor onderhoud (24 uur): te controleren of deze overeenkomen met wat de infrastructuur daadwerkelijk kan waarmaken voordat ze worden gepubliceerd.

Preambule

Deze algemene verkoop- en gebruiksvoorwaarden (“AV/AGV”) regelen de toegang tot en het gebruik van de software Sonnette door elk klanthotel (“de Klant”). Sonnette wordt uitgegeven door Sonnette, vennootschap in oprichting, vertegenwoordigd door Samuel Wieder (hierna “Sonnette” of “de Uitgever”), in inschrijving als besloten eenpersoons-aandelenvennootschap naar Frans recht (SASU) bij het handels- en vennootschapsregister van [stad nog aan te vullen], met een maatschappelijke zetel die zal worden gevestigd te [adres nog aan te vullen]. Rechtshandelingen aangegaan namens de vennootschap in oprichting worden van rechtswege door haar overgenomen zodra zij is ingeschreven, overeenkomstig artikel L. 210-6 van het Franse wetboek van koophandel; tot die overname staat Samuel Wieder, als natuurlijke persoon, in voor de verbintenissen aangegaan namens de vennootschap in oprichting.

De aanvaarding van deze AV/AGV is een verplichte voorwaarde voor elk abonnement. Zij wordt vastgelegd door een tijdgestempeld aankruisvakje bij de inschrijving.

1. Voorwerp

Sonnette is een hotelbeheersoftware (“de Software”) geleverd als SaaS (“Software as a Service”): reserveringen, planning, housekeeping, klantenbeheer, facturatie, betalingen en kassa, klantcommunicatie per e-mail, berichtenverkeer met boekingsplatforms (OTA’s), statistieken, boekhoudkundige export. De Software koppelt met een channel manager en boekingsmachine van een derde partij (Beds24), die door de Klant afzonderlijk wordt aangeschaft en afgesloten, en met een online betaaldienstverlener (Stripe), eveneens door de Klant gekoppeld aan zijn Beds24-account. Sonnette is noch de channel manager, noch de betaaldienstverlener: haar aansprakelijkheid onder deze overeenkomst betreft uitsluitend de Software zelf.

2. Definities

Uitgever / Sonnette: de vennootschap in oprichting vertegenwoordigd door Samuel Wieder, en na haar inschrijving, de SASU Sonnette.
Klant: het onafhankelijke hotel, natuurlijke of rechtspersoon, dat een abonnement afsluit.
Gebruiker: elke natuurlijke persoon die door de Klant is gemachtigd om de Software voor zijn rekening te gebruiken (persoonlijke inloggegevens).
Omgeving: de aan de Klant toegewezen omgeving (eigen subdomein, geïsoleerde database).
Founders-aanbod: het aanbod beschreven in artikel 4.2.
Documentatie: de geïntegreerde online hulp en de door Sonnette gepubliceerde kennisbank.

3. Inschrijving

3.1. De inschrijving gebeurt online: bedrijfsnaam, adres, SIRET, contactgegevens, betaalmiddel. Er wordt een eigen omgeving aangemaakt en een installatie-assistent begeleidt de Klant bij het configureren van zijn etablissement (kamers, tarieven, belastingen, team, Beds24-koppeling).

3.2. De Klant garandeert de juistheid van de verstrekte gegevens en verbindt zich ertoe deze actueel te houden, met name zijn intracommunautaire btw-nummer indien van toepassing en zijn factuuradres.

3.3. De overeenkomst treedt in werking bij bevestiging van de inschrijving en aanvaarding van deze voorwaarden.

4. Proefperiode en Founders-aanbod

4.1. Standaardproefperiode: elk nieuw hotel geniet een gratis proefperiode van drie (3) maanden vanaf de opening van zijn omgeving, zonder verplichtingen, met toegang tot alle functies. Na afloop van de proefperiode start het betaalde abonnement automatisch volgens de geldende tarievenlijst (artikel 5), tenzij de Klant vóór het verstrijken ervan opzegt.

4.2. Founders-aanbod: de eerste tien (10) klanthotels genieten een gratis abonnement gedurende twaalf (12) maanden vanaf de effectieve ingebruikname van hun omgeving, in ruil voor (i) regelmatige gebruikersfeedback gedurende de eerste drie maanden en (ii) de aan Sonnette verleende toestemming om het etablissement als referentie te vermelden (naam, stad, getuigenis), tenzij de Klant dit uitdrukkelijk weigert. Na afloop van de twaalf maanden gaat het abonnement over op de geldende tarievenlijst, zonder verrassingen en zonder tarief “voor het leven”. De details van dit aanbod zijn vastgelegd in een aparte overeenkomst (zie convention-fondateur.md) die bij tegenstrijdigheid voorrang heeft op dit artikel.

4.3. Het aantal “Founders”-plaatsen is beperkt tot tien en wordt niet gegarandeerd boven deze limiet; Sonnette informeert de Klant over het aantal resterende plaatsen op het moment van zijn inschrijving.

5. Prijs en prijsontwikkeling

5.1. Geldende tarievenlijst bij lancering (buiten het Founders-aanbod), exclusief belastingen, per hotel en per maand:

Hotelgrootte	Maandprijs excl. btw
Tot 15 kamers	59 €
Van 16 tot 50 kamers	99 €
Meer dan 50 kamers	199 €

5.2. Deze prijs omvat alle functies van de Software, de updates, de ondersteuning per e-mail, de documentatie, de initiële import van gegevens en de back-ups. Niet inbegrepen zijn: het abonnement op de channel manager Beds24 (afzonderlijk afgesloten en betaald door de Klant aan Beds24), de verwerkingskosten van betalingen (Stripe), en, in voorkomend geval, de kosten voor aansluiting op een erkend platform voor elektronische facturatie (gefactureerd tegen kostprijs, zie artikel 6.4).

5.3. Er bestaat geen voor altijd gegarandeerd tarief. Sonnette kan haar tarievenlijst aanpassen, zowel naar boven als naar beneden, met een schriftelijke opzegtermijn van drie (3) maanden gericht aan alle Klanten per e-mail naar het geregistreerde contactadres. Het nieuwe tarief is van toepassing vanaf de eerste facturatievervaldag na afloop van de opzegtermijn. De Klant die een prijsverhoging weigert, kan kosteloos opzeggen vóór de inwerkingtreding ervan, onder de voorwaarden van artikel 9.

5.4. Er wordt geen enkele commissie ingehouden op de omzet van het hotel, en er worden geen opstartkosten in rekening gebracht.

6. Facturatie en betaling

6.1. Het abonnement wordt maandelijks vooraf gefactureerd, via automatische incasso (bankkaart of SEPA) via Stripe Billing. De factuur, conform de toepasselijke fiscale vereisten, wordt aan de Klant ter beschikking gesteld in zijn omgeving en per e-mail verzonden.

6.2. Btw-regime: voor een Klant gevestigd in Frankrijk wordt het geldende Franse btw-tarief toegepast. Voor een professionele Klant gevestigd in een andere lidstaat van de Europese Unie met een geldig intracommunautair btw-nummer, geldt de btw-verlegging (factuur exclusief btw, met de overeenkomstige wettelijke vermelding). Voor een Klant gevestigd buiten de Europese Unie valt de dienst buiten het toepassingsgebied van de Franse btw. De Klant verbindt zich ertoe alle informatie te verstrekken die nodig is voor de correcte toepassing van dit regime en blijft als enige verantwoordelijk voor zijn eigen lokale fiscale verplichtingen (zie artikel 12.3).

6.3. Bij mislukte incasso wordt een herinnering verzonden op D+3 en vervolgens op D+10. Na een termijn van dertig (30) dagen zonder regularisatie, wordt de toegang omgezet naar alleen-lezen (raadplegen en exporteren van gegevens blijven mogelijk) totdat de situatie is geregulariseerd of de overeenkomst is beëindigd.

6.4. Wanneer een aansluiting op een erkend platform voor elektronische facturatie noodzakelijk is (hervorming elektronische facturatie, verplichte uitgiftedatum van 1 september 2027 voor kmo’s), wordt de kostprijs van dit platform doorberekend aan de Klant, tenzij de Klant al beschikt over een oplossing voor elektronische facturatie, in welk geval Sonnette zich hier binnen redelijke grenzen aan aanpast.

7. Duur, geen minimale looptijd, opzegging

7.1. De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, zonder minimale looptijd.

7.2. De Klant kan te allen tijde opzeggen, met ingang van het einde van de lopende maandelijkse periode, rechtstreeks vanuit zijn omgeving (Instellingen), zonder opgave van reden en zonder kosten.

7.3. Sonnette kan de overeenkomst met een Klant beëindigen in geval van een ernstige en niet geregulariseerde tekortkoming binnen vijftien (15) dagen na ingebrekestelling (met name: aanhoudende niet-betaling, onrechtmatig gebruik van de Software, aantasting van de beveiliging van de dienst).

7.4. Beëindiging, ongeacht de oorzaak, opent de omkeerbaarheidsperiode beschreven in artikel 10.

8. Beschikbaarheid, onderhoud, back-ups

8.1. Sonnette streeft naar een beschikbaarheid van 99,5% van de dienst op maandbasis, exclusief aangekondigde onderhoudswerkzaamheden.

8.2. Elk onderhoud dat de dienst kan onderbreken, wordt in de applicatie ten minste 24 uur van tevoren aangekondigd, behalve bij beveiligingsurgentie.

8.3. De gegevens van de Klant worden regelmatig versleuteld gebackupt, inclusief een kopie buiten de hoofdhostinglocatie. Deze back-ups waarborgen de continuïteit van de dienst; zij ontslaan de Klant niet van de verplichting om zelf de documenten te bewaren waarvoor de wet hem bewaarplicht oplegt (zie artikel 12.2).

9. Ondersteuning

Ondersteuning wordt geboden per e-mail via het daarvoor bestemde adres, met als doel een eerste reactie binnen enkele werkuren. De Software bevat contextuele hulp en een openbare kennisbank. Er is geen standaard telefonische ondersteuning.

10. Omkeerbaarheid en lot van de gegevens

10.1. Op elk moment tijdens de contractuele relatie en binnen achtenveertig (48) uur na een verzoek, kan de Klant een volledige export van zijn gegevens verkrijgen in open formaten (met name JSON, CSV, pdf voor facturen).

10.2. Bij beëindiging blijft deze export beschikbaar gedurende de opzegtermijn, waarna, tenzij de Klant anders verzoekt, de gegevens definitief worden gewist negentig (90) dagen na de datum waarop de beëindiging van kracht wordt, met uitzondering van de documenten die Sonnette of de Klant moeten bewaren op grond van een wettelijke verplichting (met name boekhoudkundig en fiscaal — zie artikel 12.2), die vóór het wissen in gearchiveerde vorm aan de Klant worden overhandigd.

11. Intellectuele eigendom en gebruikslicentie

11.1. De Software, haar broncode, haar interfaces en haar documentatie zijn de exclusieve eigendom van Sonnette. Geen enkele bepaling van deze voorwaarden draagt enig intellectueel-eigendomsrecht over aan de Klant.

11.2. Sonnette verleent de Klant, voor de duur van de overeenkomst, een persoonlijk, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-verhandelbaar gebruiksrecht op de Software, beperkt tot zijn interne behoeften op het gebied van hotelbeheer.

11.3. De door de Klant ingevoerde of geïmporteerde gegevens (reserveringen, klanten, facturen, enz.) blijven eigendom van de Klant. Sonnette gebruikt deze uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst en, op geanonimiseerde en samengevoegde wijze, voor de verbetering van de Software.

12. Verplichtingen van de Klant

12.1. De Klant is verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van zijn inloggegevens en die van zijn Gebruikers, evenals voor elke handeling verricht vanuit zijn omgeving.

12.2. De Klant garandeert de rechtmatigheid van de gegevens die hij in de Software verwerkt (gegevens van zijn klanten, politieformulieren, enz.) en de naleving van zijn eigen wettelijke verplichtingen, met name boekhoudkundige en fiscale, inclusief de bewaartermijn van de documenten die op hem rust.

12.3. Klant gevestigd buiten Frankrijk: de Klant erkent dat Sonnette de conformiteit van de Software enkel garandeert ten aanzien van de Franse regelgeving inzake kassasoftware (artikel 16 en individuele verklaring, artikel 286-I-3° bis van de Franse belastingwet, CGI). De Klant gevestigd in een ander land blijft als enige verantwoordelijk voor het vaststellen en naleven van de gelijkwaardige verplichtingen van zijn eigen nationaal recht (bijvoorbeeld, zonder dat deze lijst uitputtend is: de TSE-voorziening in Duitsland, het gecertificeerde geregistreerde kassasysteem GKS in België voor de horeca, de registratore telematico in Italië), evenals voor de lokale configuratie van de toeristenbelasting en de btw die in zijn land van toepassing zijn.

13. Aansprakelijkheid

13.1. Sonnette zet redelijke middelen in om een dienst te leveren die aan deze voorwaarden voldoet. Haar aansprakelijkheid kan alleen worden ingeroepen bij bewezen fout die rechtstreeks aan de oorsprong ligt van directe schade.

13.2. Uitgesloten van de garantie van Sonnette zijn: handelingen van de Klant of zijn Gebruikers, storingen van diensten van derden die niet door Sonnette worden geleverd (met name Beds24, Stripe, de e-mailhost van de Klant, de boekingsplatforms), gevallen van overmacht (artikel 14), en elke indirecte schade (omzetverlies, verlies van klanten, reputatieschade).

13.3. In ieder geval is de totale aansprakelijkheid van Sonnette uit hoofde van de overeenkomst, alle schade samen, beperkt tot het totale bedrag dat de Klant daadwerkelijk heeft betaald voor zijn abonnement gedurende de laatste twaalf (12) maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit.

14. Overmacht

Geen van beide partijen kan aansprakelijk worden gesteld voor een tekortkoming in haar verplichtingen als gevolg van een geval van overmacht in de zin van artikel 1218 van het Franse burgerlijk wetboek en de toepasselijke rechtspraak.

15. Persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens van de klanten van het hotel in het kader van het gebruik van de Software wordt geregeld door de verwerkersovereenkomst die als bijlage bij deze voorwaarden is gevoegd (“dpa-sous-traitance-rgpd.md”), die er een integraal onderdeel van uitmaakt. Sonnette past, als uitgever van de vitrinewebsite, daarnaast het op deze website gepubliceerde privacybeleid toe voor gegevens die buiten het gebruik van de Software worden verzameld (contactformulier, proefaanvraag).

16. Fiscale conformiteit van de kassamodule

Sonnette geeft aan elke Klant, voor etablissementen gevestigd in Frankrijk, een individuele verklaring af conform het model van de Franse belastingdienst (artikel 286-I-3° bis van de Franse belastingwet, CGI), die certificeert dat de kassamodule van Sonnette voldoet aan de vereisten van onveranderlijkheid, beveiliging, bewaring en archivering van de vereiste gegevens. Deze verklaring wordt afgegeven per hoofdversie van het fiscale toepassingsgebied van de Software en ter beschikking gesteld van de Klant in zijn omgeving (Instellingen → Compliance). Zij dekt alleen het toepassingsgebied beschreven in de geldende verklaring (zie attestation-individuelle-v1.0.md) en strekt zich in de huidige stand niet uit tot een certificering door een erkende instantie.

17. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze AV/AGV zijn onderworpen aan het Franse recht. Elk geschil met betrekking tot hun geldigheid, uitleg of uitvoering dat niet in der minne kon worden opgelost, wordt voorgelegd aan de exclusieve bevoegdheid van de handelsrechtbank van Mulhouse, ook in geval van meerdere verweerders of vrijwaring, onverminderd de dwingende regels die van toepassing zijn op consumenten of op Klanten gevestigd in een andere staat wanneer de wet hun een andere dwingende bevoegde rechtbank toekent.

18. Wijziging van de AV/AGV

Sonnette kan deze AV/AGV wijzigen. Elke substantiële wijziging wordt aan de Klant meegedeeld met een redelijke aankondigingstermijn en, voor elk beding met betrekking tot de prijs, volgens de voorwaarden van artikel 5.3. Het voortgezette gebruik van de Software na de inwerkingtreding van de nieuwe AV/AGV geldt als aanvaarding.

Bijlage: dpa-sous-traitance-rgpd.md (verwerkersovereenkomst RGPD/AVG). Voor de eerste tien hotels, zie ook convention-fondateur.md.